雲端行政專案工作系統

【雲端行政專案工作系統】

最近做了一套「雲端行政專案工作系統」，目前完全免費、也沒有任何廣告。主要是因為最近聽到一些朋友聊學校行政的狀況，想說也許可以用自己熟悉的技術，結合 AI，來嘗試減輕一些行政負擔。其實學校行政最辛苦的地方，不一定是工作本身，而是，東西太分散、事情太多，最後常常變成「快要交的時候才開始找資料」。一份公文進來後，常見的情況是：信箱有公文、下載資料夾有附件、手機有照片、LINE 有會議紀錄、Excel 有經費資料。等到要寫成果報告時，就開始到處翻找。所以我試著做了一套比較「半自動化」的流程系統。

核心概念很簡單：公文一進來，先填一張「公文專案啟動表」。送出後，系統會自動建立專案資料夾，並產生基本的追蹤表與結構化紀錄。這樣一來，公文就不再只是「一份檔案」，而是從第一天開始，就變成一個可以追蹤、整理、交接，並逐步累積成果的專案。後續再搭配 AI，協助完成一些前期整理，例如： 📌 公文重點整理 📌 校內公告草稿 📌 待辦事項整理 📌 表單題目草稿 📌 會議追蹤表 📌 成果報告初稿 📌 簡報大綱 📌 後續辦理建議但這套系統有一個很重要的原則： AI 的角色不是取代人的判斷，而是協助把前期工作先整理好—— 包含資料彙整、流程建立、提醒事項，以及初步草稿生成。真正的公文核定、經費核銷與正式回覆，仍然必須由人來負責。我自己的想法是，比起一開始就追求「全自動化」，這樣的方式可能更貼近學校現場的實際需求。因為行政工作本身涉及責任、權限與判斷，本來就不適合完全交給 AI。比較務實的方向是：讓系統先處理重複、固定、容易遺漏的工作；讓人把時間留在需要判斷、溝通與協調的部分。目前系統還在持續調整與測試中，但已經可以提供部分功能使用。整體流程大致如下： 👉 收到公文 → 填啟動表 → 自動建資料夾 → 產生追蹤文件 → 設定期限提醒 → 搭配 AI 整理成果我自己覺得，行政減量不一定要一次做很大。可以先做到三件事： ✔ 每份公文都有清楚歸檔 ✔ 每個期限有人提醒 ✔ 每份成果從一開始就開始累積也許這就是 AI 真正走進學校行政現場，一個比較務實、也比較可行的起點。如果對這個系統有任何建議，也歡迎透過系統內的意見表單回饋。讓這個工具可以慢慢變得更完整、更貼近實際使用情境。