有些單位不是突然變爛的。
是大家一邊說「辛苦了」，一邊繼續把事情丟給同一個人，慢慢爛掉的。
那天一大早，我要召開一場評審會議。
三家廠商投標，採參考最有利標精神辦理。昨天才剛開標，今天立刻接著評審。
而我前一天，已經連開四場會議。
那種忙，不是單純「事情很多」而已。
是你一坐下，腦袋就像同時開了二十個視窗。
會議資料、委員聯繫、評審流程、廠商簽到、簡報設備、程序確認、時間控管…… 每一件都不能出錯。
偏偏這期間，又有同仁反映廁所小便斗漏水，老師說某間教室的燈好像會閃，還有人問某個場地什麼時候可以整理。
你不是在工作。
你是在跟時間互相傷害。
但老實說，最累的其實不是事情多。
而是很多問題，你早就講過了。
我不是今天才反映人力不足。 也不是今天才提案件太集中。 哪些時間點一定會爆、哪些工作量已經超出負荷，我其實很早以前就跟主管提過。
甚至每次開會，我都會把公文量統計整理出來給大家看。
整個處室收了多少件公文、各組分別承接多少案件，我都有整理分析。像某一段時間，處室總共收了約一百多件公文，其中將近六成，其實都集中在我這邊。
這還沒有算正在履約中的標案、準備上網公告的工程案、已經規劃要簽辦的採購案、要結案驗收的案件、蓋不完的紙本簽呈、小額採購契約、行政會議、考試場地布置，還有每天突然冒出來的修繕雜事。
這不是我在喊累。
是數字真的就擺在那裡。
結果有些老鳥聽到後，還是很淡定地說：
「很多公文都文存而已啦，又沒什麼。」
甚至還會補一句：
「擬陳閱後文存就好了啊，這個不花時間啦。」
但問題是，公文不是按下存檔就結束了。
你要看內容。 要判斷這件事到底跟誰有關。 要確認是不是需要回覆、會辦、簽核或後續追蹤。 要想這件事之後會不會變成你的責任。
有些東西，表面上只是「存查」。
但你只要一個沒注意，後面被問的人，通常還是承辦。
最無力的是，長官有時候也會覺得：
「這種文應該不會花多少時間吧？」
可是如果真的不花時間——
那為什麼還是永遠丟給同一個人處理？
為什麼有些人明明有空，卻不用一起分擔？
更妙的是，有時候對方還會笑笑地說：
「我都沒什麼事情耶，要不要我幫忙？」
聽起來很善意。
但現場的人都知道，這句話有時候不是支援，而是一種更奇妙的提醒：
原來你忙到快炸掉，還要自己開口拜託別人來救你。
為什麼有些人忙到像在滅火，有些人卻可以把事情做得慢慢的、穩穩的，最後還顯得很正常？
行政現場最讓人心累的，不一定是工作量本身。
而是有些工作明明很耗神，最後卻會被講成：
「啊那個不是很簡單嗎？」
大家也都知道事情多。
因為事情真的多到藏不住。
結果那天開會前，主管突然問我一句：
「你怎麼沒找某位同事來幫忙？」
我當下愣了一下。
我說：
「之前有提過，但對方沒什麼反應，所以這次我就沒有再叫了。」
結果主管回我：
「可是他說你沒跟他講。」
那一瞬間，我突然有一種很深的疲憊感。
不是因為採購。 不是因為會議。 也不是因為今天又多一件公文。
而是我突然理解：
原來在某些地方，「求救」這件事，本身也是承辦人的責任。
即便你早就反映了。 開會也提了。 平常也講了。 數據也拿出來了。
你還是要自己去拜託別人幫忙。 自己去喬人力。 自己去協調資源。 自己去證明你真的忙。
更微妙的是，同樣都是協助處理學校的事情，說法還會不太一樣。
別人的事情需要你支援，通常叫做「大家都是為了學校」。
但你的事情需要別人支援，就很容易變成「他是在幫你忙」。
明明都是學校的業務。
怎麼換個位子承辦人，語氣就不一樣了？
難道是因為你是事務組長的關係嗎？
即使主管其實早就知道，你手上的工作量已經炸掉了。
更諷刺的是——
有些同事，其實真的沒那麼忙。
你會看到有人準時下班、慢慢做事，甚至還有空聊天。 另一邊的人，卻忙到像在打仗。
久了之後，你會慢慢發現：
這不只是制度問題。
而是一種組織文化。
事情會自動流向：
最會做的人。 最負責的人。 最不敢讓事情爛掉的人。
因為主管知道：
你最後還是會撐住。
於是久而久之，整個單位就會形成一種很奇怪的默契。
會做的人，繼續做。 願意扛的人，繼續扛。 不主動的人，事情反而越來越少。
最可怕的是——
這種文化是會傳染的。
新人剛進來時，其實很多都很有熱情。
會想改善流程。 會想建立制度。 會想把事情做好。
但待久之後，他會慢慢發現：
做得多的人，不一定過得比較好。
因為事情只會越來越多。 責任只會越來越重。 出事的時候，也比較容易第一個被檢討。
反而低調一點、慢一點、不要太積極的人，好像活得比較安全。
於是大家最後學會的，不是成長。
而是：
「不要讓自己變成最能做事的人。」
那一刻，我突然有點理解：
為什麼有些學校行政單位，會慢慢失去效率。
不是因為沒人才。
而是因為整個系統，長期都靠少數人的責任感在硬撐。
等那些人累了、麻木了、不想再扛了。
整個系統，就會開始一起爛掉。
而最悲哀的是。
很多主管看到的，往往不是「誰扛太多」。
而是：
「反正事情最後有做完。」
但有些事情會做完，不代表分工合理。
有些人撐得住，也不代表他應該一直撐。
我現在越來越覺得，行政單位真正可怕的不是忙。
真正可怕的是，大家都習慣把忙的人，當成理所當然。
然後等那個人有一天不想撐了，再回頭說：
「以前不是都好好的嗎？」
