最近又因為一份「結算驗收證明書」，體驗了一次學校行政的日常循環。
我自己習慣，只要是「正式招標」的案件，驗收完後，我就會順手把結算驗收證明書做完、簽完、歸檔。
因為我一直覺得，有招標、有契約、有驗收，後面本來就該完整結案。
而且政府採購法施行細則第101條其實也寫得很明白：驗收完成後15日內填具。不是「廠商有申請再開」。也不是「想到再補」。
結果某天我在整理資料，旁邊一位老鳥看到我又在做證明書，就笑我：
「你幹嘛每案都做啦？」
「廠商有需要再開就好了啦。」
「以前我們都這樣啊。」
我當下真的愣一下。
因為我以前一直以為，這種東西應該算基本流程。
後來才慢慢發現。
很多學校行政現場，其實不是「法規派」。
比較像：「沒出事派」。
沒人要 → 先不要做。
沒人問 → 先放著。
沒被查 → 就當沒問題。
聽起來很荒謬，但做久了其實也能理解。
每天都在救火。
修繕、採購、會議、財產、家長電話、長官臨時交辦、廠商催款、教師抱怨冷氣不冷……
事情是爆炸多又雜。
在這種環境底下，很多流程不是不知道，
而是大家會慢慢演化出一套「先活下來再說」的工作模式。
但問題是。有些東西平常看起來很多餘，
真的要用的時候，會瞬間變成全校大型考古現場。
之前就真的遇過。
某間廠商隔了好幾年突然跑回來：
「組長，我最近要投標，需要之前的履約實績證明。」然後整間學校開始進入尋寶模式。
翻舊公文。
找當年驗收日期。
查保固從哪天開始算。
確認最後結算金額。
找當年的主驗人員。
接著就會發現：
主驗退休了。
原承辦調走了。
監驗換人了。
資料不知道被塞去哪個紙箱。
最後大家繞一圈後開始問：
「這案子當初誰辦的？」
……
通常答案都滿一致的。
事務組。
有時候甚至還會變成：「組長你比較清楚啦。」
但其實我也不一定清楚。我只是當年比較愛存資料而已。所以後來我還是維持原本習慣。
正式招標案件。驗收完。證明書做完。歸檔。
至少三年後廠商突然回來時，我不用一邊翻箱倒櫃，一邊懷疑人生。
雖然每次我多做一份文件，旁邊都還是會有人問：
「你怎麼那麼搞工？」
「這以前都沒人在做耶。」
「你是不是太認真了？」
但很妙的是。
真的出事的時候，大家最愛找的，偏偏都是那些當年覺得「沒必要」的資料。
另外個人淺見:
一、結算驗收證明書是否填具，並非以廠商是否要求為判斷標準，而應依採購法第73條、施行細則第101條及機關內控需要辦理。
二、公告金額以上之工程或財物採購，原則上應填具結算驗收證明書或其他類似文件；未達公告金額者，得由機關視案件性質、履約複雜度、保固及結算需要自行衡酌。
三、小額或簡易財物採購，實務上得以驗收紀錄、驗收單或支出憑證上驗收人員簽章作為驗收證明文件。
其實是因為我懶的跟會計解釋未達公告採購(得)由機關視案件性質.......裁量權這個問題......所以我都開好開滿......另外我去年被查案件時，有被糾正驗收證明書未15天填具給廠商，也跟大家分享一下.
