一日秘書🌸工作解密（下）
上集 傳送門🙌🏼哈囉大家～又是我🥳🥳🥳
在金邊工作一年多了，這篇除了介紹事項的SOP外，也會提到我自己的執行習慣跟避免出錯的小工具。
那麼我們就開始吧🥰
🌸採購與資產管理
✏️進/出庫管理：
因為這裡開除離職的機率不低，所以人真的是來來去去。以前剛開始只會在資產表格上登記，OOO離職繳庫而已。
但後來發現在這樣的環境下，僅是這樣的登記是不夠的。
有曾遇過好幾台繳庫Mac，其中一台可能有狀況，必須要知道前一個使用者時，才發現都長一樣，完全不知道哪台曾經誰用過的情況😨
所以後面離職時就養成習慣性的在外盒上貼上標籤，註明離職員工及日期🤦🏻♀️
其實資產編號是一個不錯的方式，曾經想過要貼編號，但是每次下單都是一大批的下，貿易公司送來基本上都是50台Mac、100台手機這樣在送。
製作標籤時間根本來不及（偶真的太忙了🥺
而且也因為待的是大部門，有時辦公用品會需要支援附屬部門，如果先貼好編號，最後送去其他部門也得撕掉。
✏️採購下單：
對3C產品不是很靈通的我，一開始真的會被一堆型號弄到有點昏頭，畢竟不能下錯型號呀。但還好公司手機跟電腦都是用蘋果的，自己剛好也是拿蘋果的，所以稍微清楚型號。
但手機電腦這都是常備貨，常常下單，比較難的部分是下單特殊品。
像是單位有時需要的測試手機、健身器材、保險櫃等等有的沒的，就要去研究下型號。不然下錯退掉，貿易公司會生氣🔥
所以都要自行google研究下產品型號🥴
每次下單都要先過公司財務那關，審批內容、數量、送貨地點/聯繫電話、哪個單位的需求、下單物品的原因，每次把採購單發出去後，通常都要來回幾次才會通過，害我每次下單都很挫🤢
✏️簽收貨物：
貿易公司送來後，一定要詳細檢查單子跟貨物有沒有一樣。
有遇過送錯Mac容量的，我們一開始確認只清點了數量而已，後來貿易公司那邊通知後，窩在倉庫去一台台翻來看是哪幾台送錯了，還好那幾台都尚未出庫。
貨單之後要送到財務那邊，所以我習慣把簽收後的貨單拿去影印一份收好，確保未來會需要下單到一樣的東西。（雖然電腦裡有留下單的採購單，但還是習慣雙重保障🤣）
🌸簽證辦理：
✏️新人觀察周：
一開始新人報到後，並不會當天立刻把護照拿去辦理商務簽證。
以前會立刻交出去，後來好幾次，不到一週就被開除，最後我們就要去追護照🤦🏻♀️
單位還會問為什麼不能趕快辦離職，我們一邊回覆會盡快處理另一邊還要聯繫移民署把那本護照找出來加急🌚
後面我們就改成先給單位一週時間初步確認工作表現，沒問題才送出去。不過也遇過10天的啦，當下真的會被氣死，又要去追護照了😭
✏️簽證續簽：
一開始在機場辦的只是商務落地簽，後面要辦理商務一年簽，每個員工來的時間不同，所以到期時間也會不同，每次一年前核發下來後都要記得登記簽證到期日期。
因為員工根本沒在管自己簽證何時過期，所以我們都要注意，在到期前一個月要通知員工把護照上交辦理續簽🌚🌚
✏️工作簽證：
柬埔寨的工作簽是不管你何時辦理，都是每年的12/31過期。
這部分看似簡單但處理起來還是麻煩。
因為要統一上交護照跟舊的工作證，但是很多人會忘了帶，不然就是工作證弄不見。
或者有人剛好逢請假回家，後面返崗後都要記得跟他們追討護照跟工作證，所以收齊是最難的部分🥴
這裡請假通常都是一次十天半個月的，金魚腦如我，這件事一口氣上交辦完後，有時真的會腦子失靈忘了幾個當初請假的人還沒交。
今年的幾個大約也有20人🤣後面大概又陸續分四五次才把全部門的資料繳完。
2019/4開始柬埔寨政府工作證規定變嚴格，只要有人沒有工作證，是看天數罰錢的，所以公司很重視這件事，要我們反覆確認是不是所有員工都確實辦理了。被公司催到不行😣
🔧輔助小工具：
✏️我的電腦桌布：
將電腦桌布分成四格
分別是：待辦事項、常用、行政部、閒置
用了這個桌布之後發現真的可以加快找資料的速度🥳🥳
