#職場 採購工作經驗分享: 採購需具備的特質？
前情提要
上次分享過採購入門的幾個方向（請看以上連結), 這次來講講特質。
特質這詞很妙, 很多工作會要求、或希望應徵者擁有某些特質, 有些甚至會要你先做性向測驗, 但這到底是要幹嘛? 企業、雇主到底想要怎樣的人?
我也曾為此猜測過不少,但最後卻發現與其硬去「配合」、去演成職缺希望的那種樣子,
了解自己到底適不適合才是真的。
為什麼這樣說呢? 因為演一時或許簡單,但真演不了永遠、也騙不過自己, 到頭來才發現造成痛苦(也可能是如魚得水啦,別這麼悲觀)的原因其實源自於我們自身。
以下就來看看採購這行,幾種可以比較如魚得水的特質/個性/或作風?
1) 要能一心多用, 因為多工處理是常態
採購工作就是又多又雜, 先別說對內對外得面對多少人, 光買的產品類別、成堆的訂單, 就足以搞到頭暈腦脹。所以知道自己到底在幹嘛,不要做了B、卻忘了本來的A; 或甚至把ABCDE全都搞混在一起...總之時刻保持頭腦清醒很重要, 不然就等著收自己的爛攤子。
2) 不用熱愛講話, 但至少不能討厭, 因為對內對外都得靠你溝通
採購這工作就是要溝通、溝通、再溝通。
你會是公司對外(廠商)、也會是對內(PM、RD, 視公司類型可能還得面對行銷或企劃等等部門)的橋樑。對外得評鑑廠商、詢價、議價、催交期; 對內要了解公司的進銷存、進貨產品的品質等, 每個步驟都少不了不斷問答。
當然以上工作內容視公司類型及產業不同, 會有不同狀況和不同複雜度, 但唯一不變就是你得面對非常多的人, 而好的溝通相當於幫自己省掉很多麻煩、當然也為了公司最大利益著想....(馬上示範該怎麼說話haha 其實說穿了不管主題是什麼, 溝通的核心重點就是清楚表達自己的需求、但也別忘了讓對方知道你有站在他的角度想）
3) 能屈能伸、剛柔並濟
延續上個重點, 要當一個輕鬆一點的採購, 溝通技巧絕對很重要。
為什麼說要能剛柔並濟呢? 因為你得堅定表達需求、卻也要能在對方立場也踩很硬的時候, 想出說法B來安撫他。所謂說法B並不是說一定得要改變原立場, 這重點在於要讓對方覺得你其實在其他方面也有為他考慮, 舉凡多提供整理過的資訊、爭取了其餘不錯的條件等 (舉例: 視情況提供較好的付款條件、給予大訂單、給予再次議價機會、提供好的行銷方案等等)。
很多人會誤以為採購是買方,說話就比較大聲, 但這比較多是大公司採購遇上小公司業務的情形。反過來說,如果是小公司採購遇上大公司業務, 那常常也是會被業務吃得死死的。
所以總歸一句,若是有任何訂單或價格等等談不攏的情形,很多時候多點溝通,讓對方知道你也有幫他爭取到其他東西,就容易快點把事情談下來。
4) 細心、細心、再細心, 一個零跟兩個零差很多
雖說當採購不用數學很好,但細心是絕對必要的。訂單量、訂單總價究竟是百萬?千萬? 什麼單位? 什麼幣別? 差一個字、差一個零, 都會死很慘。所以說細心一點、謹慎一點、最後再耐心檢查過一定是必要的, 我自己是一定會在東西出去前檢查過至少兩三次。
5) 邏輯好、有條理
很多工作都會要求邏輯要好,但我們其實很難定義怎樣算是邏輯好,不過就單以採購這工作來說, 每個採購環節、或者更廣的面向來看到供應鏈管理, 每個決策其實都是環環相扣的, 所以好的邏輯, 或說對前因後果的掌握, 就顯得很重要。
再講到有條理, 這又呼應到第一點的多工處理: 當你手上只有一件事時, 做得沒條理, 也就是資訊整理沒經過思考、消化, 可能還沒什麼差, 但當手上的東西隨著時間日益增加, 是否有做到歸檔、有條理地去整理出各專案/訂單的階段、重點、問題, 就會直接影響到你的效率跟表現。
6) 對身邊的變動敏銳, 洞察市場走向
無論做哪個產業的採購, 對於物料價格、波動趨勢、庫存狀態、海空運時間等, 時刻保持敏銳絕對是日常功課, 當然也別忘了多關心時事
以上, 如果寫成求職網上的應徵條件大概就是: 需謹慎細心、溝通能力佳、喜愛團隊合作、邏輯條理佳等等看了還是似懂非懂, 難以跟現實工作內容連結的描述吧(因我真每次看了這些描述都完全無感甚至快速略過,但又不得不好奇究竟為何很多公司都會如此寫)。
雖說以上看了或許有點逼人、有點困難, 但很多面向其實是可以培養來的, 我自己觀察到了這些後也還在努力進步的路上, 只要知道要在工作上得心應手本就不是一蹴可及的 (要不就代表這份工作太簡單??) 如此一想就又會在日復一日的挫折&學習當中得到安慰～
總之希望此篇有幫到對採購工作有興趣的人多點了解囉
