#工作心得採購人生｜採購的話都不可信 ? 採購的真正價值和角色 (上)

✨網路上評價我在先前文章中有簡單說明採購中 Buyer 和 Sourcer 的職業，但網路上對採購的評價大抵不那麼正面。例如：採購就是在逼迫供應商，或者是公司內外夾心餅乾中間的那層。不過老實說，我認為「要求壓 Deadline、尋求資源和負責不是本業的工作等」這些問題，在任何部門裡面都是存在，如果因此感受到巨大壓力，甚至影響生活，恐怕市面上大多數的工作都是如此，問題應該是壓力控管的能力。當然我自己也曾經因為擔心物料無法如期抵達，睡不著的經驗，但是如果為了沒有辦法掌控的事情而魂不守舍，倒不如吸取經驗避免類似情形的發生。要我說壓力控管是跟談判的藝術都是現今社會走闖相當重要的軟實力，不過今天我們先將重點聚焦在採購。

✨採購這個職位的目的我的觀點採購存在的目的，應該是「依使用單位需求進行採購流程，並對供應鏈進行控管，確保所符合採購規範。」這聽起來與生管和物管似乎有工作重疊（事實上也有不少公司都歸屬供應鏈管理 Supply Chain Management，SCM），但如果要確保供貨，採購無論如何都需要涉及上游管理，但至於怎麼管理上游，每個人的方式不同，甚至對不同品項的物料或者供應能力都會採取不同的談判方式，高壓獨裁對於某些廠商來說可能是必要，甚至會需要同事間彼此搭檔唱雙簧紅白臉。絕大多數情況下，只要能達成目標都是好方法。順帶一題，也有公司把供應鏈/物料管理規在採購部門。 ✨採購能創造營收成長率或許你會覺得採購是花錢而非賺錢的部門。但以一家年營業額一千萬的公司，總支出九百萬的公司如果能省掉一百萬的支出，就會10 %的獲利率（毛利率）變成 20 %的獲利率；如果要從銷售增加毛利率，就要從營業額一千萬變成一千一百萬，而且還不能增加任何廣告、人力與物料成本的支出。所以任何大型企業無時無刻都在思考如何減少不必要的開支。在原料這端所省下的任何一分錢，不僅相當於多銷售了一分錢甚至超過銷售同等金額的價值。

✨採購部門的內部分工先說明一下，這個是我在 API 藥廠/傳產廠所熟悉的模式，在外商或科技廠是否適用要自行斟酌。這邊我把主要職能任務列出，再拆分個別任務，希望能以實例幫助大家理解，Buyer 與 Sourcer 個別的任務，當然實際情況還是要視每間公司，此外也有 Buyer 和 Sourcer 為同一人的狀況。 ■ 訂購物品或服務：根據公司的需求，尋找並選擇供應商，經溝通協商，簽署合同，訂購物品或服務。通常 Sourcer 在計畫開發前期會先跟供應商聯繫確認好品質與相關認證文件，Buyer 則是根據既有供應商名單進行比價、議價，並確認好 Lead time 與地點。 ■ 確保貨物準時到貨：採購人員需要與供應商及時溝通，監督訂單的運輸和到貨進度，確保貨物能按時送到，並解決運輸中可能出現的問題。如果在供應商/製造商生產過程沒有發生品質問題，基本上追料與催料的過程由 Buyer 負責。 ■ 管理庫存：採購人員需要協助確保庫存水平充足，定期進行庫存管理，定期盤點庫存並確保庫存物品的正確性和完整性。通常製藥業的物管或 SCM 會負責依據 BOM 表確認存貨，有些物料是週期性下單，是否需要提前或者增減會需要 Buyer 參與討論；Sourcer 主要是針對一些年度計畫，例如一些天然化合物每年有生產時間限制或物料易受潮要在產地雨季前出貨避免品質不合格或成本增加，易燃性物料要於冬天生產。Sourcer 考量的是以年/計畫為單位的存貨，Buyer 則是以月份/週的模式管理。 ■ 控制成本：採購人員需要依據公司預算和報價，盡量以總成本低的方式取得所需產品或服務，控制采購成本。通常每年立訂年度目標時 Buyer 主管會拿到今年需要節約多少成本，然後在往下分配負責給各單位採購的 Buyer。這裡我不說最低價，是因為最低價並不一定是企業來說最合適的方式，一般會以總體擁有成本（Total cost of ownership, TCO）來代稱。我們簡單舉例：

Sourcer 的工作就是建立足夠的渠道，讓在有餘力或風險可控下，Buyer 能去進行議價。因為Sourcer 的任務是對於尚未發生的採購進行開支減少，多半不會成為具體須達成 KPI，有的時候採購部門也會先不進行這部分開支縮減等到 Buyer 年度目標無法達到時，拿來衝業績。 ■ 建立良好的供應商關係：採購人員需要與供應商建立長期穩定的合作關係，不斷跟進供應商的表現和評估，並在必要時調整合作方式和內容。每間公司不同，但每季或每年都會有供應商評測來決定是否放更多訂單給該供應商，每個採購和供應商有不同的溝通方式，視必要情況威脅抽單、奪命連環叩和怒罵都是一種策略，好像網路上也有不少單位反饋看過 Buyer 姊姊們罵人，但如果確實能逼迫廠商優先出貨我認為他們只是在執行任務。通常表現好的供應商，也會在新增來源時更容易獲得協助。 ✨上半場總結我自己總結採購管理課程與實務經驗認為，Sourcer 和 Buyer 如同戰略與策略間的關係。 Sourcer 在長遠、大趨勢上作出判斷和決策；而 Buyer 在前線實戰、衝鋒陷陣，兩者之間沒有優劣，而是互相共生，如果 Sourcer 遠離實際情況就不能夠做出能實際執行的計畫，Buyer 不清楚目標，即使勇如呂布每場戰爭都勝利，卻仍會陷入窮忙沒有實質性戰果。所以在我學習採購時，主管是要求我兼任半年左右的採購，去理解現實面的情況。有些文章會認為 Sourcer 的發展優於 Buyer，因為對產業的理解深將來晉升管理職或轉戰 PM 會更有利。但我認為要視各種情況，首先市場很少需求白紙 Sourcer，大多是有 RD 或產線經驗，至少也得是該科系畢業，除非是有實務經驗的資深 Buyer 轉，製藥/科技業很少純文科出生的 Sourcer。以發展上，薪資福利大多是傳產的少於面板和藥廠，面板和藥廠少於科技廠，科技廠少於外商，在採購業務上，Buyer 的經驗更能帶入不同產業，人才需求量也比 Sourcer 多，當 Sourcer 從藥廠跳到科技廠時，Buyer 可能已經跳到外商了。最後是人格特質，有些人能從殺價中找到樂趣，有些則對這樣的壓迫行為不習慣，Sourcer 更常做的是傾聽內外需求和研讀資料，也相對不用和業務社交，雙方何者更適合自己，應該考量自身人格特質選擇自己擅長和舒服的領域才能做得長久。

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