一個採購案子,其實很小的案子。
未達公告金額的財物採購。
總價固定、沒有增減價款、沒有扣款，東西也都驗收完了。
我就照正常流程送核銷。
結果會計室退件一句：
「結算明細表沒有廠商蓋章。」
我當下其實有點愣住。
因為那張表超簡單。
契約金額多少。
結算多少。
就這樣而已。
我就默默回去翻法規。
翻了半天才發現，採購法寫的是主驗、監驗人員簽認。
施行細則講的「工程結算明細表」，核心也比較偏工程案。
我那案子根本只是普通小財物。
後來我跑去問：
「這有規定一定要廠商蓋章嗎？」
得到的答案很經典：
「以前都這樣。」
行政做久了真的很怕這句。
因為很多流程最後不是法規。
是歷史。
可能以前被審計問過。
以前被退件過。
以前有人出包過。
於是後面的人就開始：
「全部都蓋比較安全。」
最後。
一個未達公告金額的小案子，我後來還是補章了啦。
因為我知道。
你今天就算法規講贏了，明天還是會被退件。
只能說。
學校行政最難的，有時候真的不是做事。
是分辨哪些是法規，哪些是傳說。
最近又因為一張「結算明細表」卡住。
補充:
1.我不是說會計室故意刁難，很多會計其實也是怕被審計問到。
2.這篇不是法律意見，只是分享行政現場常遇到的狀況。
3.每個機關內控規定可能不同，我們學校的做法不一定適用全部單位。
4.我有去識別化，細節跟流程有稍微調整。
5.有些工程案、開口契約、本來就比較需要結算明細跟廠商確認，這篇主要是在講單純的小案子。
另外小弟淺見:
1.採購法第73條跟施行細則第101條，重點其實是「驗收、監驗人員簽認」，不是寫廠商一定要蓋章。
2.「工程結算明細表」的概念，本來就比較偏工程採購。
3.財物、勞務採購如果是總價固定、沒有增減或扣款，其實很多東西可以簡化。
4.但實務上，很多機關會因為內控、審計經驗或歷史流程，要求額外附件。
5.承辦人最難的地方不是做文件，是不知道哪些是真正法規要求，哪些是單位習慣。
