111級成大畢聯會 針對成大祭相關疑慮回覆
您好，我們是111級成大畢聯會。
謝謝您提出許多回饋與建議，很抱歉造成您的感受不佳，畢聯會在此深表歉意。我們將從以下面向針對您對成大祭提出的各項疑問作出解釋，並提出我們的改善方法，希望能有效減少您的疑慮。
【活動形式問題】
考量到近期疫情依舊不穩定（包含成大近幾週傳染鏈及疫情狀況），為配合校方防疫規定，我們必須確實掌控所有活動參與者的身分。因此，在討論過後，畢聯會決定今年成大祭不對外開放、以封閉形式進行，限定參與者為成大在校生與教職員工，方便我們進行身分辨識與執行相關防疫措施。
【收費問題】
今年成大祭採取收費制並提高攤位租金的主要原因為確保會內的損益兩平。畢業祭（成大祭）資金來源為畢業生所繳交之畢聯會費、畢業商品收入與些許企業贊助，『校方並無任何額外的資金挹注』。由於今年度畢聯會期初資產（即上屆留下結餘）相比去年度畢聯會期初資產縮減約 55 %，且今年度畢聯會費繳交情況與畢業商品收入也不如預期。因此，為盡力維護和往年一樣的活動品質，今年度我們最終決定酌收入場費，並且以抵用券作為鼓勵參加者於攤商消費的誘因。（這部分日後我們會有更多的說明，詳情請看下方「後續行動」）
（0503更）提及畢聯會期初資產相較去年縮減55%並不是希望帶來比較與評論任何資源使用的正當性，而是希望在大環境與遭遇困難不同的狀況下，希望能夠避免不同屆之間的比較。110級畢聯會因為在疫情爆發活動停辦的狀況下影響了資產，明確的說是因為不可抗力的因素造成兩屆期初資產的不對等。110級畢聯會也在110學年度認真與盡力的服務畢業生，同樣的初衷和努力方向，希望大家可以避免過多的猜測，謝謝大家。
另外有關抵用券相關問題外，場內設置大型扭蛋機的初衷為增加成大祭活動豐富度並提升參與者活動體驗；在初步規劃時，抵用券是無法購買轉扭蛋機會的，然而因為籌備團隊內部溝通失誤造成資訊落差，導致部分參與者透過抵用券購買扭蛋機會，這點確實是籌備團隊的疏失。我們亦在收到回饋後於第二天加強團隊內部溝通，確保只有完成闖關的參與者才可免費使用扭蛋機。未來畢聯會將更仔細留意所有活動環節的設計，避免活動設計模糊參加者對市集攤商的關注度，藉此確保所有商家的權益。
【綜合以上兩點問題】
活動部於 3月22日（即公布招商結果前）的信件中已告知活動形式不對外開放（第一點）與學生入場需購票（第二點）。並且，在當天附加的重要規範告知表單中也有提到活動對象為成大在校生與教職員工，並詢問攤商是否仍有參與意願，時間在廠商繳款之前。（如下圖）而我們在後續的校內外正取商家匯款表單中也有重複提及這些重要規範（如下圖）但我們認為在活動形式上我們確實沒有做到每封信件都有很完整的說明，也並未明確提及成大祭詳細的購票金額，使攤商可能產生資訊不對等的狀況，造成攤商的困擾非常抱歉，這是未來敝會能夠改進的空間。
【宣傳效益問題】
在今年整體成大祭的行銷中，3/2到4/30期間，從官方臉書粉專「成大畢聯會」發布至少22篇相關貼文、Instagram官方帳號「@ncku_graduation_official」也發布17則貼文。貼文內容包含攤商招商、票券預購、傳情與毛巾預購、草地音樂會卡司公布等。其中卡司公布第一彈觸及84200人以上、第二彈33000人、票券預購貼文27000人、畢業周邊23600人以上。畢聯會已在目前可使用的管道中盡全力進行曝光。
然而，本次成大祭兩日參與人數不及預期。我們推估原因可能有以下四點。
1. 今年成大祭採取收費制的活動形式，但宣傳時沒有針對此決議進行解釋，可能降低學生入場的意願。
2. 因為疫情狀況未定、不確定因素過多，隨著疫情日漸嚴重影響同學參與意願。
3. 原定預購取票時間為4/25（一）至4/28（四），但預購取票前夕成大出現傳播鏈，部分團隊成員亦因在D24傳情擺攤而與確診者出現足跡重疊，在疫情狀況不明與活動籌辦不確定性高的狀況下，我們決議將取票時間延後至活動兩日，我們猜想此決議可能導致當初填表單者後續改變意願而未實際到場的機率提升。
4. 參加者於活動當日超過畢聯會規定之取/購票時間（19:00）才到場，致使未能順利取票。雖然畢聯會已於FB貼文、IG貼文、IG限時等曝光管道進行說明，但仍有部分人超過取票時間才欲購票入場，此為畢聯會所料未及的。
因此綜合來說，除疫情的不可控因素外，未來畢聯會將會持續提升宣傳貼文的轉換率、合作攤商的介紹與宣傳，並且更著重於票券售價、領取與購買方式的溝通。
【與攤商合作問題】
1. 性質相近廠商衝突：
成大祭市集一般攤商招募的負責單位是畢聯會活動部，然而此次免費啤酒發放廠商來自公關部接洽之贊助合作單位，公關部接洽的企業贊助攤商與活動部招募的一般市集攤商，彼此性質未確認清楚，此部分是畢聯會內部跨部門溝通有疏漏。
因此，畢聯會在活動第一天接收到回饋後，便取消活動第二天的免費啤酒發放，希望能減低對酒精類攤商的影響。未來畢聯會也會特別注意性質相近廠商的招募，並確保畢聯會提供完整的資訊給攤商，以保障攤商權益。
2. 清點程序
第一天活動結束、最後清點與抵用券兌現時的流程混亂為籌備團隊規畫時的疏失。這部分敝會在第一天結束後已立即檢討並優化流程，第二天盡可能提高清點效率與流暢度。未來畢聯會也將更仔細規畫任何活動流程，以因應任何活動現場的特殊狀況。
3. 桌椅發放
畢聯會在活動前透過表單登記各攤商所需之桌椅數量以了解各攤需求以便規劃器材借用；然而，當天部分攤商臨時增加桌椅的借用數量，造成報到時部分攤商沒有足夠的桌椅可以使用，這部分敝會感到抱歉，也於了解狀況後緊急向校方其他單位進行臨時的桌椅借用。
【活動第二日彌補行動】
因應您在4/30深夜針對畢聯會的回饋，籌備團隊連夜進行活動規畫、廠商合作與流程安排的優化，分為以下四點在此說明：
1. 畢聯會總籌向第二天在場攤商依序進行當面溝通，一一了解攤商需求與意見回饋，並針對疏忽與資訊模糊造成攤商困擾之處進行道歉，且提供彌補措施。
2. 於畢聯會官方Facebook、Instagram帳號限時動態發布第二天所有攤商之商品介紹影片，了解各攤欲主打之商品或優惠組合並協助宣傳。
3. 提供畢聯會當天全體籌備團隊每人200元抵用券用於攤商消費使用，並鼓勵籌備團隊成員向入場者介紹與推廣攤商，希望實質上提升攤商收入、減少困擾。
4. 針對造成參與者與攤商不便的活動流程設計（包含購票取票、清點與抵用券兌現等）進行調整，期待提升使用者便利性。
【後續行動】
此篇貼文為針對您的回饋初步進行的聲明，後續我們也會進行更多不同利害關係人的溝通。以下為畢聯會目前規劃的後續行動：
1. 5/4 前於成大畢聯會粉專上發佈對校內同學的聲明，更詳細回應同學們對於此次活動的疑慮（如定價策略、取/購票時程與動線等問題）。
2. 5/5 前向所有市集攤商發布信件，說明狀況與未來畢聯會可優化的地方，並針對合作過程中的疏忽向廠商表達歉意。
【總結】
111級畢聯會在成大祭活動形式與收費方式與往年不同的情況下，缺少了對於更動原因的解釋，在與攤商溝通的情況中也應更努力減少雙方的資訊落差，我們也應更重視整體流程順暢度，確保活動現場工作人員做好萬全的準備；這部分是敝會的疏忽，我們也將在未來活動與會務的規畫上持續改善與進步。
除此之外，我們會在畢業系列活動結束後，公開財務報告，供各方審查及指教。
謝謝您提供許多想法回饋，籌備團隊為本次活動造成的不舒服感受再次表達歉意，也十分歡迎您進一步與我們討論更多111級畢聯會可以改進的地方。每一年的成大畢聯會籌備團隊都不同，但我們都致力於服務畢業生，並期許在未來持續和畢業生、在校生、外部合作對象促成更良好的合作。
111級成大畢聯會 敬上
