淺談寫Email的意義為何?
前陣子我聽學弟說,
他不喜歡用email跟教授交流,
因為他覺得許多事情不適合用email來討論,
而且自己的問題很簡單,對方只要回YES/NO就好,
既然如此,何不直接面對面請教對方,不是更方便嗎?
關於這一點,我有一些體會... ...
我理解許多人排斥用email的心情,
比如不想用email問各種「不適合打字問」的問題,
能用口頭三言兩語解決的事,何必寫email呢?
我以前也這麼覺得。
後來,經過大學與碩班的洗禮,
才漸漸理解... ...
真正「不適合打字問」的問題並沒有想像中多,
相反地,許多事情都可以透過文字清晰表達,
只是需要練習而已。
還記得碩班兩年多的時間,
我幾乎都在進行經濟模型的解讀與改寫,
當時國內沒人做過這個模型,有問題也找不到人問😂
最終聯繫上歐洲一間軟體研發公司,
透過與他們的email交流,才釐清許多我想破頭也無法解決的難題。
但一開始跟歐洲工程師的溝通,並不順利,
當時ChatGPT還沒問世,
每次寫信都壓力山大😭
如果我隨便寫、對方就只能隨便回,
那我可能準備延畢了😂😂

所以為了寫一封英文email,
有時我會花上一整天枯坐電腦前,
甚至拜託學長姊一起思考該怎麼寫比較好,
只為了讓收信的人更清楚我想表達什麼。
唯有如此,才能從對方身上挖出更多資訊。
坦白說,起初我們雙方有點雞同鴨講...
我發了許多YES/NO問題過去,
歐洲工程師卻不太理解我在說什麼,只能回一些參考資料,
後來隨著我漸漸熟悉他們的email用詞與禮儀習慣,
這才了解,他們不喜歡只回答YES/NO!
他們真正關心的是,
這個YES/NO問題背後的判斷標準是什麼?
以及為何問出這個問題?
後來我們慢慢修改email的敘述方式,
對方的回信內容也越來越長、越來越精確。
在這過程中我發現,
越是樂於回覆的人,
越不希望只是回答YES/NO,
而是想多回饋一些想法與建議。
對我來說,這是一個有點折磨但很棒的回憶,
回想與我信件往返最頻繁的那位歐洲工程師,
他的邏輯性很強,專業知識也非常豐富,
即使我丟一長串問題給他,他都能逐一解答。
所以我畢業前特地將這些email另外整理成一份word檔,
剛才再次打開來回味一番,
洋洋灑灑50幾頁,
滿滿的回憶與感動。
或許也是因為這樣,我最近才陸續寫了幾篇文章,
分享一下寫email的心得。
最後,
如果你問我寫email跟當面問,二選一,我會選誰?
我當然選當面問啊 😆😆😆
但是,現實總不從人願,
我們難免會遇到只能用email聯繫的人,
此時,多磨練文字表達、多熟悉email的格式,
就是一件重要的事了~~
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我是入流,不定期寫一些大學/研究所/職場用到小技巧,
以及ChatGPT、筆記術相關主題,
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