淺談寫Email的意義為何?

前陣子我聽學弟說, 他不喜歡用email跟教授交流, 因為他覺得許多事情不適合用email來討論, 而且自己的問題很簡單,對方只要回YES/NO就好, 既然如此,何不直接面對面請教對方,不是更方便嗎? 關於這一點,我有一些體會... ...
megapx
我理解許多人排斥用email的心情, 比如不想用email問各種「不適合打字問」的問題, 能用口頭三言兩語解決的事,何必寫email呢? 我以前也這麼覺得。 後來,經過大學與碩班的洗禮, 才漸漸理解... ... 真正「不適合打字問」的問題並沒有想像中多, 相反地,許多事情都可以透過文字清晰表達, 只是需要練習而已。 還記得碩班兩年多的時間, 我幾乎都在進行經濟模型的解讀與改寫, 當時國內沒人做過這個模型,有問題也找不到人問😂 最終聯繫上歐洲一間軟體研發公司, 透過與他們的email交流,才釐清許多我想破頭也無法解決的難題。 但一開始跟歐洲工程師的溝通,並不順利, 當時ChatGPT還沒問世, 每次寫信都壓力山大😭 如果我隨便寫、對方就只能隨便回, 那我可能準備延畢了😂😂
sticker
所以為了寫一封英文email, 有時我會花上一整天枯坐電腦前, 甚至拜託學長姊一起思考該怎麼寫比較好, 只為了讓收信的人更清楚我想表達什麼。 唯有如此,才能從對方身上挖出更多資訊。 坦白說,起初我們雙方有點雞同鴨講...
sticker
我發了許多YES/NO問題過去, 歐洲工程師卻不太理解我在說什麼,只能回一些參考資料, 後來隨著我漸漸熟悉他們的email用詞與禮儀習慣, 這才了解,他們不喜歡只回答YES/NO! 他們真正關心的是, 這個YES/NO問題背後的判斷標準是什麼? 以及為何問出這個問題? 後來我們慢慢修改email的敘述方式, 對方的回信內容也越來越長、越來越精確。 在這過程中我發現, 越是樂於回覆的人, 越不希望只是回答YES/NO, 而是想多回饋一些想法與建議。 對我來說,這是一個有點折磨但很棒的回憶, 回想與我信件往返最頻繁的那位歐洲工程師, 他的邏輯性很強,專業知識也非常豐富, 即使我丟一長串問題給他,他都能逐一解答。 所以我畢業前特地將這些email另外整理成一份word檔, 剛才再次打開來回味一番, 洋洋灑灑50幾頁, 滿滿的回憶與感動。
sticker
或許也是因為這樣,我最近才陸續寫了幾篇文章, 分享一下寫email的心得。 最後, 如果你問我寫email跟當面問,二選一,我會選誰? 我當然選當面問啊 😆😆😆
sticker
但是,現實總不從人願, 我們難免會遇到只能用email聯繫的人, 此時,多磨練文字表達、多熟悉email的格式, 就是一件重要的事了~~ ---------------------------- 我是入流,不定期寫一些大學/研究所/職場用到小技巧, 以及ChatGPT、筆記術相關主題, 歡迎追蹤我😊😊 我的文章列表請見👇
愛心
160
8
全部留言