#心得 不會寫程式也能自建ERP系統分享—Ragic

0️⃣背景與花費時間 誠如卡稱我不會打扣,但有基本邏輯架構,會寫簡單的Excel函數,Word有電軟丙級 從摸懂邏輯到建完所有表單大概花了3-4天(剩下痛苦的是建檔) Ragic本身針對功能提供了很詳盡的教學,這裡只討論實際應用 1️⃣推薦用途 ✨製作prototype:讓熟知流程的行政人員拉出原型與工程師快速溝通 ✨Ragic彌補google表單跟微軟系列的案件別管理的缺口,蠻適合初期建立秩序與自家小工具 一樣的東西可以用VBA寫,但不用coding就能大幅降低製作門檻,閱讀性跟操作方式,個人覺得也比excel好 🔷減輕繁瑣流程:報價、出單、填表能不用再一直複製與登打文件 🔷協助專案管理順暢:連接客戶、專案、業務等間的關聯性 2️⃣優點介紹 ✨快速修改:這是我覺得最重要的特點,使用者跟工程師的邏輯思維不同,更遑論有時候委託製作還有PM協作,很常產生溝通誤差。 Ragic的修改成本比委外低很多,雖然有一些小毛病,但我覺得非常適合初期測試使用! 🔷提供大量教學使用說明與介紹,提供影片、文字與範例 🔷模塊設計只要有基礎excel概念就能輕鬆上手, 🔷提供大量模板跟各種基礎功能(像是表單中的日期會自動在首頁提醒) 🔷專案會呈現案件總表跟每案細節,並且可以自由拉想要的呈現方式 3️⃣一些小缺點 🔷有設定流水編號的話沒辦法進到後台修改,但連結表單會需要以流水編號建立,資料變動會比較麻煩。 🔷偶爾Key in數字或選流水編號會沒有跑動,要稍微注意一下 🔷個人覺得150/月的訂閱簡易版本偏小氣,可以做的表單偏少,但進階到600/月的專業版,目前需求又不強烈,要先想好自己需要的功能。 🔷一個帳號只能綁一個裝置,如有桌機跟筆電兩邊跑比較麻煩 🔷使用excel合併列印,文字長短差異頗大的話,需要手動調框免得被吃字,另外不確定是否為版本問題,直接另存PDF的話字會跑掉,但微軟內建的pdf印表機可以解決 4️⃣專案範例架構(較適合設計同業) 設計邏輯: 🔸加速文書作業流程(製作勞務報酬單及報價單) 🔸放權與培養PM規劃(整理客戶特質與聯繫人、客戶相匹配的設計師) 🔸整理每案狀況,檢視與梳理客戶情形(作品、回購率、付款時間等) 🔷專案頁(案件總表)
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🔷專案頁(每案細項)
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🔹基本資料建置:包含該案金額、客戶資料、該案設計師與業務等相關工作人員、印刷廠等後加工下游廠商、協助代購物品 🔹撥款日期與發票紀錄:包含開立發票、客戶撥款時間、廠商撥款時間、工作人員薪資發放等 🔹作品紀錄與工作檢核:檢核開發票收到客戶撥款,結算各類應付帳款與作品截圖 🔹粗估利潤:計算該案薪資、印刷採買等物品 🔹最終檢核:確認完稿交付、發票開立與客戶撥款、勞務費及印刷及代墊款項等費用撥付、最終圖稿上傳。 🔷客戶頁
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🔹基本資料建置:單位名稱、統編、窗口、常用聯繫方式等 🔹客戶特質紀錄:像是常急件或需要盯期程等 ✨過去案件紀錄:記錄專案名稱與編號、結案與否、撥款情況(子表單會自動帶入專案清單的資料,不用手動新增) 🔷報價單
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🔹自動帶入客戶基本資料 🔹Key完之後按右邊的報價單生成可以直接合併列印成word或excel檔 🔷工作人員頁 🔹基本資料建置:個人基本資料 🔹案件紀錄:過去經手案件與撥款情況 ✨勞務報酬單建置:自動帶入基本資料,只需要key 勞務內容就行了,然後再自動生成 (這邊都同上就不額外截圖介紹了) 5️⃣其他業別參考 這邊就Ragic本身給的模板跟我使用的情況,提供一些業別使用建議,但畢竟我不熟悉各個產業別,還是建議大家抱著開放的心態嘗試。 🔷設計同業:室內設計、攝影、動畫等應該都蠻適用上述情況的 🔷顧問諮詢業:紀錄該諮詢的過去諮詢紀錄、帶入諮詢者資料登打會議記錄產出、管理每案諮詢者狀況跟幫顧問開勞報單等 🔷電商業:出貨單、客戶購買清單等查詢及出單 🔷美業:初次客戶諮詢表可以登打再直接轉成word,免去手抄跟登打的痛苦,相關作品跟內容也能依客人別歸檔 🔷與政府打交道的產業:模組有設計公文收發管理,未來有幸接到標案的話會嘗試使用 🆖個人覺得比較不實用的表單 🔶會議室預約、庶務管理這類需要多人協調的模組,我會選擇google表單協作比較直觀且免費 🔶生活應用:一些健康管理、個人帳務管理都有更好用的APP比用電腦方便 過去曾經用紙本跟excel管理,後來也請朋友寫過VBA但都不是很適合一直變動的新創,目前用下來Ragic跟我最合拍,未來也能以此為基準製作系統 希望大家都能善用工具,早點下班(⁎⁍̴̛ᴗ⁍̴̛⁎)
愛心
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