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一個月前的某早上起來發現被 Dcard 停權了,是我自己沒看清楚板規 XD 最近開始用 Dcard 和 IG,感覺自己就像是一個...笨重的老人努力追趕這新世界,跟各位學習了 :)

--- 正文開始 ---

英國人是出了名的愛用電子郵件,再加上 2018 年上路的 GDPR (歐盟個資法) 嚴格規範,學校都不建議老師和學生之間,使用社群軟體當成溝通橋梁。所以 Email 雖然看起來像是骨灰級的通訊方式,仍是學生與學校之間重要的溝通管道。

今天這篇文只討論一個重點: 用三段式結構法,讓你的 email 讀起來有禮貌,也有重點。三段式結構可濃縮成三個關鍵字:

Interaction, Transaction, Interaction.

第一個關鍵字 Interaction 指的是,你的信件應該要從「互動、建立關係」開始,不要把對方當工具人。

「外國人不是直來直往,都直接講重點的嗎?」我曾經也是這樣以為,後來我觀察到,在真實的互動情境中,講重點之前沒有先來問候、閒聊兩句,感覺非常的功利導向,只想趕快把事情做完,而忽略了在你眼前活生生的人。

看起來很制式,但信件一開頭如果這樣寫,會顯得有禮貌:
Dear Gratton,
Hope this letter finds you well. /
Hope everything is well with you. /
How are you doing?

如果你知道他的近況,比如說剛發表研討會論文,你可以再加上一句:
I’ve heard your presentation was a huge success. Congrats!

第一段的寒暄不用多,但一定要有!

第二個關鍵字 Transaction 就是 get things done。

在文化的光譜上,英美的溝通模式屬於低情境 (low-context),意即「先重點,再細節」。而亞洲學生來自高情境 (high-context) 文化,所以溝通時傾向「先鋪梗,再重點」。

如果我們能先察覺到自己的文化,是如何影響我們使用語言的習慣,那要調整就不難了。

不論是口語還是書面溝通、寫學術論文還是寫 email,請把握這個大原則:

「先用 topic sentence 講重點,再用 supporting sentences 作細節補充」

如果你是要詢問某事,可以這樣寫:
I am writing to enquire about 【名詞片語 】. 接著再講細節。

或者你要表達意見,可以這樣寫:
I am writing to draw your attention to the issue of 【名詞片語 】. 接著再講細節。

如果要討論的事情不只一件,就另起新段落,按照上述的重點再寫一段,以此類推。

第三個關鍵字又回到 Interaction 人際互動上。除了寫 Thank you 之外,也可以這樣寫:
Thank you for your time and consideration. Look forward to hearing from you.

或者:
Thank you for your help. I appreciate your quick response.

如果你知道他接下來有活動,也可以補上一句:
Enjoy your stay in Barcelona!

或者也可以祝他有美好的一天/ 周末:
Wish you a great day/weekend!

現在把三段落,照 Interaction, Transaction, Interaction 的邏輯組合起來。

Dear Gratton,
Hope this letter finds you well. I’ve heard your presentation was a huge success. Congrats!

I am writing to enquire about my scholarship application. So far, I have submitted the online application and also uploaded supporting documents. But I have not heard from the office yet. I was wondering if there is anything I can do to facilitate the process.

Thank you for your time and consideration. Wish you a great day!

Best regards,
I-Chen

禮多人不怪,尤其在雙方都不熟、看不到對方表情的溝通情境下,寧可採取有禮貌的措辭。記得別把電子郵件,當 IG 訊息來寫喔!當你漸漸跟對方熟了之後,雙方自然會省去這些形式。像我現在跟導師寫 email ,就沒那麼講究,只維持最低限度的禮貌 XD


下集預告: 如何善用 hedging words 讓你的英文寫作更有學術腔!

共 2 則回應

6
講得好詳細啊
希望能多一點這種文章

有看到妳分享的四篇
都有收藏
搞不好有一天會用到
1
在兩邊文化活了這麼多年都沒發現
只知道亞洲英美不一樣卻說不出來什麼不一樣
Learned something today, thank you
馬上回應搶第 3 樓...
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