如何寫email給大學教授/老師

(3更) 小提醒，我或其他人提供的模板或用詞，再請大家視情況略作修改唷😆 建議不要完全複製貼上，不然老師收到兩封一摸一樣的email，可能會覺得怪怪的😭 ---------- (2更) 我也大推ChatGPT，根本是大學生秘密武器， ---------- (更) 非常謝謝大家的留言與互動，我在內文補充了一些說明。另外，如果有人想知道某種情況的email該怎麼寫，歡迎留言 (簡單說一下你遇到的問題就好)，因為目前累積一些了，我過幾天會另寫一篇文全部回覆唷😊 ---------- 快開學了，相信不少人將會遇到需要寫email給大學教授/授課老師的情況，比如詢問加簽、肚子痛要請假、或學期末59分快被當想求情... ... 一封禮貌為人詬病、或令人啼笑皆非的email，看在教授眼裡，可能乾脆已讀不回、甚至本來想幫的忙也當沒這回事了。身為學生，我們寫email通常為了「拜託」某件事，如果多注重一些細節能提高成功率，我真心覺得挺划算的~ 這篇文不是要說那些高中教的什麼書信格式八股文，我只列出一些常見錯誤跟教授們注重的點，也附上email模板方便大家修改使用，希望有所幫助~~ 以下正文。 email通常長這樣：

⚠️ 常見錯誤 ⚠️ ❌ 沒有主旨(subject)或主旨描述不清主旨應避免過度簡化，例如只寫「請老師幫忙」、「我想加簽」、「我要請假」...都不ok ❌ 用私人email帳號請儘量用學校email，有些教授習慣不回陌生的gmail。 (補充一下，這點大家可自行斟酌，我會建議用學校email還有一個原因，就是某些學校的系統有機率把私人email帳號自動扔進垃圾郵件匣...) ❌ 不用標點符號／沒有妥善斷句錯誤示範：老師好我是◼️◼️系大一新生OOO我今天寫信給老師是想問你開的課在第一個禮拜會不會提供沒選上的人加簽的機會我也想知道這門課期中期末考的難易度與給分標準以及作業會不會很多很難寫對了這門課的名字是◼️◼️◼️◼️◼️希望聽到老師的意見方便我評估是否選這門課，謝謝老師 (...別說教授了，我自己看這段都覺得很煩...) ❌ 行文愛用狀聲詞、顏文字、注音文例如：哈哈、ㄅ、ㄎㄎ、嗯嗯、XD、崩╰(〒皿〒)╯潰這些先不要😂 等你跟教授真的混很熟再說~ ❌ 錯別字一堆 email送出前請檢查一遍錯字，千萬不要連教授名字都寫錯😂 ❌ 內容長卻沒排版 email跟dcard的文章一樣，排版好，別人比較願意看😂 兩兩段落之間要空一行，且控制一段的字數不能過多。 ❌ 用詞不禮貌錯誤示範：這是急件、請老師儘快處理、請老師在◼️月◼️日之前回覆、老師你應該要◼️◼️◼️．．．這些千萬不要😂 也不要用「告知」等等，給人＂上對下＂、＂指使＂感覺的用詞。 ❌ 內文沒有簡介自己是誰、信末沒署名不要認為教授有上課就能記得每個人，說不定他一學期教幾百個學生，根本沒心力去查到底是誰寄信，那已讀不回也正常。 (補充一下，如果是加簽、請假、交作業等等事情，請附上【姓名+學號】，方便助教或老師處理) ❌ 學生已讀不回教授如果覺得回信內容還需要多些時間思考，也至少先回信跟教授說聲謝謝，讓他知道你讀信了。 (當然，若是教授群發給很多學生的通知信，就不必回信了)

🍀 email模板 🍀 這個基本上萬用，大家可視情況自行調整。 ---------------------------- ✅ 主旨：有關◼️◼️◼️課程相關事宜，向老師請益_◼️◼️系OOO 有關◼️◼️◼️活動執行細節，跟老師說明_◼️◼️系OOO 有關◼️◼️◼️事項處理進度，向老師報告_◼️◼️系OOO (OOO＝你的名字) ✅ 內文： ◼️◼️教授/老師您好：我是◼️◼️◼️系◼️年級 OOO，關於教授/老師開設(或授課)的◼️◼️◼️(課程名稱)，我有問題想向您請益。 🔘🔘🔘🔘🔘🔘 🔘🔘🔘🔘🔘🔘 (說明想跟教授/老師討論的事情) ✅ 結語以上問題向教授/老師請教，謝謝您費心查閱，再請教授/老師撥冗回覆。敬祝平安順心學生 OOO 敬上 (老派的也可以寫：恭請誨安或敬請教安) (用英文也可以：Sincerely、Best regards、Warm regards、或輕鬆一點的All the best) ---------------------------- ⚠️ 一些注意事項 ⚠️ ❗️ 內文把握幾個原則： 1. 5W1H，哪些需要說明清楚的，都要寫出來，比如時間或地點 2. 說明自己的需求、解釋原因、再說明期望得到的結果 3. 禮貌提出需要教授/老師提供何種幫助 4. 若有附件資料，請確認內文有提到這封email有附件資料(不然對方超容易忽略掉)，寄出前也要再確認一次真的有附上。 ❗️ 如果需要說明的事項很長，請善用分行/分段/排版，可列點說明的事項請列點說明。 ❗️ 別忘了開頭問候語，就是＂◼️◼️教授/老師您好＂這句，直接寫內文會讓讀信的人覺得有點冒失。 ❗️ 新的事情請另開新的email，不要用教授之前傳的信回覆，寫的內容卻是另一件事。這種文不對題的回信方式，有時讓教授很混亂。 ❗️ 善用「請」、「謝謝」、「不好意思」。 ❗️ 以上那些平安順心、謝謝您費心查閱之類的問候語，我通常第一封信會加 (特別是寫給不認識的人)。而後續一來一回的信件，就看對方回信的用詞正式與否，也可以不加~

最後是我的一點碎碎念，對某些人來說，如何寫email就像待人處事一樣，罩子放亮就能自己體會，我很佩服他們。但很多時候，就怕無心的過失讓自己平白錯失了好機會，我以前每次寫email也都怕怕的、一路這樣跌跌撞撞過來，所以寫了這篇文，希望能幫到有需要的人。在大學裡面，不管想要教授用文字回覆問題、或是約面談討論，都是email之後的下一步了，遇到冷漠或不回信，那也很正常，畢竟大學就算半個職場，遇到願意無償付出的人，很幸運。寫email給大學教授，就像寫給未來職場上司的先修課，教授看到一封爛email，可能就是已讀不回，但在職場卻可能被上司噴爆...或更慘。最後說個好笑的，我聽說有政大教授自己蒐集十年來收到的「沒禮貌信件大全集」，還截圖給學生看，所以你說教授看到一封爛email會不會介意？？他們還真的介意😂😂 ---------------------------- 我是入流，不定期寫一些大學/研究所/職場用到小技巧，以及ChatGPT、筆記術相關主題，歡迎追蹤我😊😊 我的文章列表請見👇