[各種案例] 如何寫email給大學教授/老師

Recap
(更) ❗️ 小提醒 ❗️ 以下這些模板與用詞, 建議不要完全複製貼上, 說不定你身邊的同學也看過這篇文, 那老師收到兩封一摸一樣的email,就慘囉😆 ---------------------------- 哈囉大家好~ 我是這篇的原po👆👆 上次許多人留言想看一些情境案例, 所以這篇文誕生了! 我不敢說是範例😂 只是簡單分享, 方便大家有個初稿能丟ChatGPT、或自己修改~ 如果你覺得有幫助,歡迎按個❤️,能讓更多同學看到~
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以下正文。 (篇幅有點長😆 大家可以看自己有興趣/有需要的就好) ---------------------------- 🍀 情境1️⃣:想找教授約時間面談(精簡版) 主旨: 希望與老師約面談時間,討論◼️◼️◼️事宜_OOO 內文: 老師您好, 我是◼️◼️系◼️年級的學生OOO, 由於◼️◼️◼️◼️◼️◼️(原因), 希望與您約時間面談討論, 想請問您近期是否有比較方便的時間? 謝謝老師撥冗閱信! 祝 平安 順心 學生 OOO 敬上 (OOO=你的名字) ⚠️ 補充說明 寫email約面談但教授沒回覆,大概有幾種情況: 1. 他出國或出差,很少讀信 👉 如果認識他的助理或碩博班生,可以問一下。 2. 他信太多,不小心漏了 👉 請再寄一次。 3. 他想拒絕但不好意思回信,所以已讀不回 👉 學生還是可以再寄一次,但若發現兩次都沒回...通常就是掰了。
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---------------------------- 🍀 情境2️⃣:教授回信同意面談也有提供時間,如何回覆? 教授您好: 關於您提到的時間,學生可以準時抵達, 謝謝您撥冗回覆。 學生 OOO 敬上 ⚠️ 補充說明 說一下我為什麼要單獨寫這個情境, 因為超重要!! 即使你看到教授給的時間,覺得OK, 但沒回信,教授就不知道你覺得OK啊! 當然有些教授會默認雙方同意, 但也有人覺得沒回信就當沒這回事了,直接安排別的行程囉。 ---------------------------- 🍀 情境3️⃣:email如果有附檔案該怎麼說? ✔️ 已完成◼️◼️報告如附檔,謝謝老師。 或更文縐縐一點: ✔️ 學生已完成◼️◼️報告如附件資料,再麻煩老師撥冗查看,謝謝。 ---------------------------- 🍀 情境4️⃣:教授已回覆,且學生沒有其他事情要詢問,該怎麼回? (也適用於教授回信超簡短時) ✔️ 教授有提供資料 教授好: 謝謝您提供的資料,我會仔細研讀,感謝! Warm regards, 學生 OOO 敬上 ✔️ 教授提供簡短建議 老師好: 感謝您的回覆與建議,非常有幫助,謝謝您! Sincerely, 學生 OOO 敬上 ⚠️ 補充說明 這個情境,學生要不要回信,其實看個人。 除非有耳聞某位教授討厭收這種信, 不然我習慣再傳一封短信感謝,至少讓教授知道我收到了。 但請大家用原信回覆就好! 不要另寫一封新email卻只表達感謝,那真的有點煩😆 ---------------------------- 🍀 情境5️⃣:詢問加簽 主旨:關於◼️◼️課程的加簽請益 老師您好, 我是◼️◼️系◼️年級的學生OOO, 今日旁聽老師您開設的◼️◼️課程的第一堂課, 我對於您今日介紹的◼️◼️主題與◼️◼️主題深感興趣, (或是:對課程大綱中提及的◼️◼️單元深感興趣) 也希望藉由這門課幫助我在該領域有更深入的理解。 很可惜我未能在初選階段選上此課, 因此冒昧寫信請問老師是否能提供加簽的機會? 感謝您撥冗閱信,期待您的回覆,謝謝! 祝 平安 順心 學生 OOO 敬上
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---------------------------- 🍀 情境6️⃣:繳交作業或報告給助教 主旨:繳交◼️◼️課作業/報告_OOO 內文: 助教您好: 我是◼️◼️系◼️年級的學生OOO,學號:◼️◼️◼️◼️◼️◼️。 附件為本週◼️◼️課的課堂作業,再麻煩您確認,謝謝。 (或:附件為◼️◼️老師指定繳交的報告) Best regards, OOO 敬上 ---------------------------- 🍀 情境7️⃣:禮貌提醒教授快去處理急迫的事(公事) 老師您好: 先前與老師報告過,◼️◼️單位麻煩您撰寫一篇文章, 截止日是◼️◼️(幾月幾日), 由於後續需要預留一點時間製圖與排版, 再麻煩老師撥冗處理,謝謝! 🍀 情境8️⃣:禮貌拜託教授快去處理急迫事(私事) 老師您好: 抱歉打擾老師了,很謝謝您先前同意幫忙撰寫推薦信, ◼️◼️學校的推薦信上傳截止日是◼️◼️(幾月幾日幾點), 再麻煩老師撥冗處理,非常謝謝您的幫忙! ⚠️ 補充說明 我覺得請教授趕快處理某事,可分成兩種, ✔️ 公事👉直說無妨 如果老師在deadline前一天還沒處理完,再提醒他一次。 ✔️ 自己的私事👉請提早問 例如推薦信,我通常會提早1~2個月寄信問, 關係比較好的教授甚至會先約時間當面拜託+聊天, 教授同意後就每兩個禮拜關心一下進度,直到完成。 當然,偶遇很急迫的狀況,還是要硬著頭皮催促老師。 比如,我遇過推薦信壓死線到最後一天的前幾個小時還沒寫, 最後我直接殺去辦公室拜託他 !! (真的很驚險,差點不用推甄了... (但也有好回憶,所辦小姐人超好,當天連續打三次電話關心我,她也很緊張😖)
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---------------------------- 🍀 情境9️⃣:大學生找專題教授or碩士生找指導教授 (假設你是第一次約教授見面) 主旨: 致◼️教授拜訪信 內文: ◼️◼️教授您好: 我是◼️◼️大學◼️◼️系學生OOO, 近期正取🔘🔘大學🔘🔘研究所碩士班, 學生在系所網站與◼️◼️◼️(某個有刊載教授論文的地方), 瀏覽教授您的研究主題,與碩士班學長姊的論文後, 對您的研究領域深感興趣, 關於◼️◼️◼️的相關內容希望有更深入的了解,  也希望未來能加入您的實驗室, (上面這句你確定真的很想找這位老師,再放進去😂) 因此希望能與您約時間面談請益! 感謝您撥冗閱信,非常感謝!    祝 順心 愉快 學生 OOO 敬上 ⚠️ 補充說明 若是大學生找專題教授,把"近期正取..."那句拿掉就好。
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---------------------------- 同場加映, ⚠️ 一些小眉角 ⚠️ ❗️ 注意職稱 我超不建議寫「◼️◼️助理教授」或「◼️◼️副教授」, 正、副、助理的稱呼,除了教授們列席參加會議時的名牌會標示, 我們學生(甚至教授們彼此間)都不會特意區分, 所以請直接稱呼「教授」,不需要強調「助理」二字😂 另外,職稱請不要寫錯, 雖然大學教授可以都稱呼老師就好, 但業界講師要多注意一點。 ❗️ 關於稱呼全名這件事 少數教授很討厭學生「連名帶姓」稱呼他, 例如,稱呼王小明教授,就寫王教授or小明教授。 當然,這點未必每個教授都care,僅供參考~ ---------------------------- 以上有些內容我在別的地方回覆過了, 但還是一起整理進來,方便大家參考。 然後,目前正在寫一篇文分享【如何請教授寫推薦信】, (希望明天能寫完😆) 這也是之前很多人留言想知道的事, 歡迎有興趣的人關注一下~ 那就祝福大家寫email都文思泉湧 ~~ 下篇文章再見囉👋 ---------------------------- 我是入流,不定期寫一些大學/研究所/職場用到小技巧, 以及ChatGPT、筆記術相關主題, 歡迎追蹤我😊😊 我的文章列表請見👇
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