大家在學校或機關辦行政，是不是都有一種「小額採購沒關係」的錯覺？
幾千塊修水電、叫便當、買文具，流程簡單，打通電話熟廠商就來了。
我也曾這樣想，直到最近被審計部揪出來，上了人生最扎實的一堂課。
故事是這樣的，我這有一位配合很久的水電行老闆，暫且叫他「小江」。
小江這人手腳俐落、隨傳隨到，哪間教室燈管不亮、哪顆水龍頭漏水，他比我還熟。對學校來說，找小江就是再日常不過的小額採購。
結果，今年我收到了審計部的「大禮包」。
😱 沒人知道的「地雷」
審計名單一拉開，我差點沒暈過去：「小江竟然是拒絕往來廠商？」
原來小江不是在我們這邊出事，而是之前在別單位的案子裡涉及「借牌」，被依《採購法》停權了。
最荒謬的是：
我不知道（因為小額採購又是熟人，我沒每次查）。
主任不知道（因為金額才幾千塊，覺得不必太複雜）。
連小江都說他不知道（他以為只是不能標大案子，不影響修水龍頭）。
但審計部只問一句：「採購當時，你有查詢嗎？」
那一刻我才懂：行政的重點從來不是「你知不知道」，而是「你有沒有查核的痕跡」。小額採購不是「法外之地」
很多人（包括以前的我）會覺得：
「這種小店又不上網標案，怎麼可能被停權？」
「15 萬以下的小額採購，不是逕洽廠商就好了嗎？」
錯！大錯特錯！ 依據《採購法》第 103 條，廠商只要被刊登公報，停權期間就是「不得作為決標對象」。
白話文：不管你買的東西是 5 萬還是 500 元，只要他是黑名單，你跟他買，你就是違法。
即使《未達公告金額採購招標辦法》第 5 條讓你免報價單、免公告，但它沒有免除你「不能買黑名單」的責任。
行政保命符：我是怎麼自保的？
現在不管是訂 80 元便當還是印 100 元講義，只要是對外採購，我一定做這件事：
上電子採購網查「拒絕往來廠商」。
有統編打統編，沒統編打店名。
截圖！截圖！截圖！（要把日期時間截進去）。
併入請購資料存查。
這個動作花不到 30 秒，但它的價值不是「查到什麼」，而是萬一哪天審計站在你面前，你可以挺直腰桿說：「我當時查過了，他是合格的。」
最後一段話
行政這條路，最可怕的不是那種一看就知道很危險的大案子；而是這種你以為是「日常小事」、「熟人配合」，結果最後讓你寫檢討報告的小水窪。
小額採購查詢，不是為了增加程序負擔，而是為了讓你在出事時，能證明自己「已盡力」。
結果小江讓我們單位變成以後，所有採購都要附查詢頁面，才能請購...........
