職場經驗談-如何報告工作進度【上，瞭解主管開會風格、需求與期待】

在職場，有的公司會定期召開會議追蹤專案的進度但也不乏，突然的某個時間點被主管詢問某個專案的進度如何有的人，會在報告中參雜許多細節，以證明自己在專案中的努力有的人，會忽略主管或者與會者時間的貴重性，說明的內容過於冗長且耗時也有的人，會在報告中參雜過多個人建議，而忽視客觀數據或是事實的求證針對報告的前後準備會分不同文章提供幾個方向的思考 ☆瞭解主管的開會風格、期待或需求 1.不同的主管開會風格可能大不同，請先學習辨別主管的溝通風格是什麼有的主管傾向直接且快速知道成果，會希望聽到有利的目標、行動與問題解決方案有的主管傾向與人溝通或建立關係，會喜歡內容夾帶故事、情緒表達甚至產生共鳴有的主管傾向友好並且重視和諧，會強調團隊合作、建立共識，希望與會者能提供回饋有的主管重視數據、邏輯或者結構，會重視內容的準確性或者詳盡的資訊等針對講求效率的主管請不要長篇大論針對講求共識主管請避免要他在公開場合指派任務針對重視數據主管請學習事先資訊的分析與蒐集在報告前，先判別、分析主管的喜好與風格有時候能夠降低過程主管的不耐，也能避免主管先入為主的壞印象【溝通風格可參考

2.學習掌握並思考「開會目的」，把握「結果→進度→待解決→請示」原則開會的目的往往是為解決某個問題，因此學習思考開會的目的並且確保能在會議中達到想要的結果也是預先可以做的功課，學習掌握「結果→進度→待解決事項→請示主管確認是否恰當」原則例如，目前的進度離目標已達60%，接下來還有ABC等需要進行，在執行過程可能會DEF等困難，但已經做好什麼規劃或準備，不曉得主管是否針對建議還有認為需要加強的地方 3.主動報告的目的是建立信任，特別是主管在乎的請即時回饋資訊大多數的人習慣等待主管來詢問某項工作的進度，也看過不少同事習慣以「我還沒做好準備」面對主管在乎的事或交代「主管的交代」永遠代表他當下最在乎或重視的事「主管面對資訊的時間」永遠比你想的更快、更多甚至更即時請學習避免「等我想好或準備好再跟主管報告」的心態處理主管在乎的事因為有可能主管已經接獲不同資訊或者環境發生不同變化以致某些方向需要調整適當的回報是主動或負責任態度的展現，也有助提升自己於主管心中的形象把握「不期而遇」或者路上打招呼的場合，幾分鐘的報告或者輕鬆的聊天，可以確保與主管方向的一致性，也可以從中建立與主管的信任或互動 4.方案不是推出了就不用追蹤，以「PDCA」追蹤方案執行成效適時檢討 PDCA是管理學家提出的理論，四個文字是指計畫（Plan）、執行（Do）、查核（Check）、行動（Act）的循環過程。在專案的執行前如何針對專案的進行、任務分派、檢核方式等進行規劃；在執行的過程確保如何依據專案的規劃執行各項任務；如何在執行過程建立查核的機制、頻率，以降低計畫與實際執行落差時能夠即時介入或改善；並且將改善融入專案的執行甚至未來的方案等。學習在報告中置入先前主管在乎的議題，並且讓主管知道他在乎的議題已經被處理或解決，某種程度也將有助使主管更為放心。除了以上的四個方法外，你是否有其他的方法釐清主管的開會風格或需求，歡迎留言與我分享你的看法或想法! 另外，如果你有生涯或職涯議題/人生探詢/履歷健檢或優化/牌卡體驗等需要，都歡迎與我聯絡!